Com este cenário em mente, para que o trabalho continue sendo produtivo e organizado, é necessário seguir algumas dicas e implementar algumas regras, que vão garantir que o andamento do fluxo de trabalho. “Manter uma empresa organizada já é difícil em condições normais. Fazer uma empresa trabalhar remotamente também é uma coisa difícil em condições normais. Ter que fazer as duas coisas juntas, ainda mais nessa situação, é mais difícil ainda”, afirma Antonio Carlos Soares, CEO e co-founder do Runrun.it, que atualmente trabalha com a operação da empresa 100% remota.
Em conversa com Soares, ele elencou 4 aspectos que devem ser adotados para garantir que as atividades a distância possam continuar. São elas: gerenciamento de entregas, uso de ferramentas para garantir a comunicação, adoção de rituais e manutenção das relações humanas.
Gerenciamento de entregas
É comum que, trabalhando no ambiente físico da empresa, os gestores avaliem a presença e a quantidade de horas trabalhadas dos colaboradores. Entretanto, quando passamos para o trabalho remoto, o foco deve estar nas entregas.
Um costume que adquirimos com escritórios físicos é avaliar a quantidade de horas trabalhadas, quando passamos para o trabalho remoto é importante focar nas entregas, já que elas vão conseguir revelar o valor do trabalho da sua equipe.
Segundo Soares, “o desafio é trabalhar a ideia de que você precisa dar um voto de confiança para a equipe”. Para ele, a confiança e a transparência são as ferramentas fundamentais para garantir uma boa gestão, com espaço para que a equipe possa trabalhar, contando com a presença do gestor, para que ele possa avaliar a qualidade das entregas.
Ferramentas de comunicação
Para que o trabalho remoto possa funcionar e os membros da equipe possam se comunicar e, além disso, visualizar o trabalho que está sendo feito por cada um, é importante contar com ferramentas, seja de chat ou videoconferência, assim como definir um lugar para centralizar toda a informação do que está ocorrendo na empresa - nas palavras de Soares, a “fonte única da verdade” -, que pode ser um Quadro kanban no Runrun.it ou uma planilha. O importante é definir apenas um único lugar central de acompanhamento dos projetos, assim todos conseguem ficar na mesma página.
Rituais
Para começar, é importante começar e finalizar o dia fazendo um check-in e um check-out, que nada mais é do que avisar seus colegas de equipe que você está disponível ou que finalizou o expediente, através da ferramenta de comunicação escolhida. Isso evita qualquer constrangimento que alguém possa sentir ao fazer uma solicitação de aprovação ou de ajuda, sem saber se a pessoa está ou não trabalhando.
A maioria dos rituais que colaboram para um andamento do trabalho remoto são emprestados da metodologia ágil, como as dailys e as weeklys.
“A daily tem um formato muito simples, é uma reunião diária, de no máximo 20 minutos onde as pessoas tem um tempo limite para falar sobre 3 itens simples: 1) o que eu fiz ontem; 2) o que pretendo fazer hoje; 3) Existe algum bloqueio/impedimento para realização das minhas tarefas”, explica Soares.
Se, na daily, a palavra de ordem é objetividade, na weekly, a conversa pode ser um pouco mais longa, justamente para colocar em pauta assuntos que demandam mais reflexão, como definição de estratégias ou análise de um briefing, por exemplo.
Manutenção as relações humanas
Como estamos falando de um momento delicado, é importante salientar que o trabalho cumpre uma importante função social em nossas vidas e que o fato de estarmos a distância não deveria ser um impedimento na manutenção desse laço.
Além disso, o CEO do Runrun.it destaca que a definir metas que sejam claras para todos da empresa ajuda a entender se a organização está caminhando como deveria e colabora para diminuir a pressão, para que todos fiquem menos inseguros, evitando até mesmo casos de burnout.