É possível que mais de uma vez seu dia de trabalho tenha se estendido muitas horas além do planejado. Talvez isso aconteça com frequência, e você sinta o peso do relógio nos ombros.

Por que o dia não tem mais de 24 horas? É uma pergunta bastante comum quando as pressões do trabalho — sejam exigidas pela empresa ou autoimpostas — estão o tempo todo nos assombrando.

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É aí que entra o desafio da produtividade. Como fazer mais coisas em menos tempo?

Amantha Imber, fundadora da empresa de consultoria australiana Inventium, dedicada a fornecer assessoria em ciências comportamentais, criou quatro estratégias que podem ajudar a administrar o tempo de forma mais eficaz para ter uma melhor qualidade de vida.

Nos últimos três anos, Imber entrevistou pessoas de diferentes áreas de trabalho para tentar descobrir como podemos estruturar nossos dias de modo a tirar mais proveito deles.

Nessas conversas, ela ouviu várias vezes que não é saudável deixar que as prioridades de outras pessoas determinem as suas.

"A produtividade não tem a ver com quantas horas você trabalha ou quantas tarefas pendentes você pode tirar da sua lista", afirma Imber em entrevista à BBC News Mundo, serviço em espanhol da BBC.

"Trata-se de fazer o que você precisa para trabalhar de maneira eficiente."

A seguir, confira quatro estratégias utilizadas por pessoas altamente produtivas, segundo os estudos realizados por Imber.

1. Alinhe o trabalho com seu 'cronotipo'

O "cronotipo" é simplesmente uma forma de se referir ao relógio biológico. Tem a ver com nosso ciclo natural de sono-vigília que tem duração de 24 horas.

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Como cada pessoa tem seu próprio cronotipo, é importante determinar quais são seus momentos de maior e menor energia ao longo do ciclo.

De acordo com Imber, cerca de 10% das pessoas são "cotovias" que se sentem mais dispostas pela manhã.

No outro extremo do espectro, estão os 20% da população chamados de "corujas", aqueles que trabalham melhor à noite.

A maioria das pessoas se encontra, no entanto, em algum ponto intermediário. Normalmente, sentem um pico de energia antes do meio-dia, uma queda depois do almoço e um segundo estímulo no fim da tarde.

Aqui, o fundamental é que você organize o seu dia levando em conta seu relógio biológico, de forma que as atividades que exigem maior concentração ou que são mais relevantes sejam realizadas nos momentos em que sua energia está em alta — e que você deixe as atividades mais rotineiras (como responder e-mails, por exemplo) para quando sua energia cai.

2. Planeje a jornada de trabalho no fim do dia anterior

Um dia produtivo não acontece por acaso. Requer planejamento. Se escrevermos o que queremos fazer, quando e onde, é muito mais provável que os objetivos sejam alcançados.

Uma maneira eficaz de fazer isso é anotar suas três prioridades para o dia seguinte, ou seja, aquelas coisas que você não pode deixar de fazer.

O próximo passo é completar a lista de tudo que tem pela frente, de preferência hora a hora.

Também é conveniente acrescentar no final pequenas tarefas que podem ser feitas entre reuniões ou em qualquer intervalo.

No fim das contas, o que mais ajuda é um planejamento cuidadoso.

3. Desenvolva rituais

São rituais relacionados a onde e quando trabalhar de acordo com o tipo de tarefa.

Ao fazer isso de forma consistente, seu cérebro irá associar esses sinais físicos e temporais a essas tarefas.

Por que o tempo e o espaço são importantes?

Basicamente porque nos ajudam a mudar a "chave" mental. Por exemplo, há pessoas que, quando precisam resolver problemas complexos ou desafios criativos, usam certos trajetos para caminhar e pensar.

Outros preferem dividir as tarefas entre um espaço do escritório e outro, o que ajuda a quebrar a monotonia e também influencia a atitude com que abordamos determinados desafios.

E se você trabalha de casa, isso ajuda a definir o que fazer em que cômodo. Ou dividir o espaço entre manhã e tarde.

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O importante é criar rituais fazendo o mesmo tipo de atividade no mesmo lugar ou à mesma hora.

Por exemplo, você pode participar de reuniões por videoconferência no quarto, responder e-mails na sala e se concentrar em uma poltrona.

Depois de praticar por algumas semanas, você terá gerado um fluxo que torna mais fácil atingir os objetivos em menos tempo.

4. Evite bloquear 100% a agenda

Um dia completamente bloqueado na agenda pode dar uma falsa sensação de produtividade. Você não terá tempo para resolver imprevistos, momentos de criatividade ou contato social com membros de sua equipe.

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Se sua agenda parece estar sempre cheia, programe deliberadamente um tempo para não fazer nada.

Você pode usar esse tempo para tarefas inesperadas que surgem ao longo do dia ou para fazer uma pequena pausa que pode ajudá-lo a arejar a cabeça e seguir em frente com mais energia.

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