O documento PDF é um dos mais usados pelas pessoas ao redor do mundo. Com características que vão da qualidade de impressão à leveza, é o tipo de arquivo ideal para o mercado de trabalho. Mas você sabe, exatamente, o que é um arquivo PDF e como os negócios podem se beneficiar com o formato?
O que é um arquivo PDF?
O PDF é um tipo de arquivo digital que ocupa pouco espaço da memória do computador e pode ser visualizado em qualquer sistema operacional.
Por ter um formato que não pode ser alterado sem um programa de edição de PDF, quem recebe um arquivo PDF consegue visualizá-lo exatamente como o original, preservando as informações inseridas por quem criou o documento.
O PDF pode ser visualizado dentro do sistema dos e-mails ou ao contar com um programa de visualização no computador, fazendo que a grande parte dos usuários tenham condições de abrir esse tipo de arquivo.
Outra característica do PDF é a qualidade na compressão de dados. Isso faz com que, mesmo arquivos com imagens e recursos visuais, possam ser salvos ocupando pouco espaço na memória.
Esse ponto positivo impacta ainda na impressão, uma vez que as propriedades originais não são perdidas no momento da compressão. Não é à toa que, projetos que precisam de qualidade na hora de imprimir, são salvos em PDF.
Como o PDF surgiu no mercado?
Engana-se quem pensa que o formato PDF é algo recente. Na verdade, ele foi criado em 1991, por Dr. John Warnock, que é o cofundador da Adobe, empresa detentora dos direitos do PDF.
Tudo começou com o chamado “The Camelot Project”, uma ideia que tinha como objetivo permitir que qualquer usuário pudesse salvar, enviar ou abrir documentos em qualquer lugar, imprimindo em todos os tipos de máquinas.
Em 1992, com uma versão mais refinada, o Camelot se tornou o formato PDF, sigla para Portable Document Format, que apresenta, de forma clara, qual é o propósito desse tipo de arquivo.
As vantagens do PDF para os negócios
No mundo dos negócios, o PDF é unanimidade desde seu lançamento, ainda nos anos 90. E é fácil entender os motivos por trás de toda essa popularidade: basta analisar os recursos presentes no formato.
O PDF é um arquivo muito seguro. Apesar de boa parte dos programas do pacote Office salvarem em PDF, nem todos conseguem realizar o processo contrário, o que impede edições e alterações não autorizadas. Para editar um PDF, o usuário precisa contar com um programa de edição.
Outra vantagem do PDF para os negócios é a agilidade na troca de informações. Além de ser mais leve, o que permite um envio e compartilhamento rápido, o PDF permite a inserção de comentários, ideal para projetos em equipe.
Por manter a qualidade de imagens e textos, o PDF é o melhor formato para quando você precisa imprimir um arquivo. Todas as gráficas e impressoras aceitam esse tipo de documento, o que facilita a impressão de projetos maiores.
Por ser gratuito, o PDF pode ser aberto por qualquer pessoa, seja dentro ou fora do seu escritório. Assim, fica fácil compartilhar documentos importantes com outros usuários.
Por fim, por ser conhecido em todo o mundo, não faltam vídeos tutoriais que ensinam como aproveitar ao máximo o formato, incluindo explicações completas de como editar um PDF.
Edições práticas e avançadas
Uma das características mais marcantes do PDF é a segurança, uma vez que alterar um arquivo não é algo tão simples quanto os documentos Word ou PPT. Na verdade, para editar um PDF o usuário precisa contar com um programa de edição.
Existem várias opções de softwares no mercado, desde o Adobe Acrobat, que é da empresa que criou o formato PDF, até programas mais recentes, com recursos completos, como o PDFelement.
A melhor forma de decidir qual software é ideal para suas necessidades é testando, mas a dica é prezar por um programa que tenha diferentes recursos disponíveis.
Um bom exemplo está no PDFelement, que permite a criação de PDFs do zero, a edição de PDFs já existentes e a configuração de senhas para proteger ainda mais o seu arquivo. Outras vantagens são a conversão de arquivos, a possibilidade de inserir comentários e a assinatura virtual.
De fato, optar por utilizar arquivos PDFs é a forma mais prática e segura de compartilhar dados, seja entre os profissionais do seu negócio ou de outras empresas. Tudo isso faz com que seja simples compreender por que, mesmo após 30 anos, o PDF continua atual.
Deseja saber mais como usar o PDFelement para os estudos e negócios? Acesse ao vídeo do Youtube: