A extensão “Portable Document Format”, mais conhecida pela sigla “PDF”, foi desenvolvida e lançada pela gigante do mercado tecnológico Adobe Systems em 1993. Ao longo da sua extensa trajetória de 30 anos, o software foi sendo atualizado, adequando-se às novas tecnologias e computadores.
Atualmente, o formato de arquivo PDF é compatível com todos os sistemas operacionais mais modernos, bem como dispositivos móveis e de mesa. Por conta disso, ele costuma ser usado com frequência, tanto em ambientes profissionais e acadêmicos, quanto na vida pessoal.
Apesar da popularidade do PDF no âmbito corporativo, existem situações nas quais um determinado documento é enviado com outra extensão e não pode ser aberto. Nesses casos, é imprescindível que um profissional saiba como tal arquivo pode ser convertido para a extensão PDF.
O que é o Smallpdf?
Dentre os conversores de Word para PDF disponíveis no mercado, o Smallpdf é um dos mais recomendados. Os motivos para isso são múltiplos, mas destaca-se o fato dele ser um conversor 100% online (o que elimina a necessidade de baixar um programa) e que não requer conhecimentos prévios.
Além disso, é interessante citar que, embora o Smallpdf seja mais conhecido por converter arquivos do Word em PDF, ele não se limita a isso. É possível, por exemplo, fazer o caminho inverso, transformando um documento PDF em um arquivo editável dentro do programa do Microsoft Office.
Algumas ferramentas adicionais disponíveis no site do Smallpdf incluem a compressão de arquivos muito grandes, scanner, divisão e junção de PDF, leitor de arquivos, numerador de páginas, exclusão de páginas, possibilidade de girar os documentos, assinatura e proteção de PDF e diversas outras.
A interface do Smallpdf é simples, estando disponível em português e outros idiomas. Ao abrir a página inicial, o usuário poderá encontrar as ferramentas do serviço na parte superior da janela. Basta clicar na tarefa desejada, enviar o arquivo que precisa converter e a tarefa é concluída em segundos!
6 motivos para toda empresa ter um conversor de Word em PDF
Antes de mencionarmos os 6 motivos pelos quais uma empresa precisa ter um conversor de Word em PDF, é interessante notarmos que o formato de arquivo criado pelo Microsoft Word tem a extensão “.docx”. Ou seja: nesse contexto, “arquivo do Word” e “.docx” significam a exata mesma coisa.
1 – Não exige experiência prévia
Como mencionamos no tópico sobre o Smallpdf, a maioria dos conversores de Word em PDF não exige experiências prévias dos usuários. Não é preciso disponibilizar cursos ou workshops para colaboradores, bastando somente seguir os passos indicados dentro do serviço de conversão.
Isso também significa que qualquer profissional, independentemente da área, pode realizar a tarefa. A conveniência elimina a necessidade de repassar tarefas, centrando as atividades em um único profissional. Em um cotidiano corrido, esse tipo de facilidade tem um valor inestimável.
2 – Agiliza o cumprimento de tarefas
Pense no seguinte cenário: um colaborador acaba de receber um arquivo com o formato .docx. Ao tentar abri-lo no Microsoft Word, recebe um documento completamente desajustado, consequência de ter sido criado em uma versão anterior (ou posterior) do software. Nesses casos, o que fazer?
Ter em mãos a simples solução de converter um arquivo em poucos minutos, agiliza e flexibiliza o cumprimento das tarefas. No caso do Smallpdf, não é necessário gastar tempo baixando um software e o instalando, já que o processo de segundos ou minutos é feito inteiramente por um navegador.
3 – Permite a realocação de capital humano
Esse benefício pega carona no primeiro da lista: por não exigir a realização de um curso para o aprendizado, os conversores economizam tempo. Ou seja: o profissional não gasta uma porção de suas horas com a tarefa, de modo que pode realizar atividades mais importantes.
4 – É uma tendência no mercado de trabalho
Que o PDF é uma das extensões de arquivo mais utilizadas nas empresas não existe qualquer dúvida. Como consequência, o uso de programas ou serviços adicionais relacionados ao formato também se tornam frequentes. É exatamente aí que podemos ver a tendência do uso dos conversores de PDF.
Adaptar esse tipo de ferramenta na rotina de trabalho acaba sendo uma questão de sobrevivência. A empresa que fica para trás, do ponto de vista da modernização de suas atividades, rapidamente se vê obsoleta. A fim de se manter relevante e crescer, é necessário seguir as tendências do mercado.
5 – Não requer gastos adicionais
Pegando o Smallpdf como exemplo de conversor de Word em PDF, ele não requer investimentos adicionais ao cotidiano de trabalho. Os arquivos podem ser convertidos automaticamente sem qualquer custo, desde que o dispositivo (de mesa ou móvel) tenha uma conexão com a internet.
6 – Funciona ao lado de outras ferramentas
Quando falamos sobre a rotina de trabalho em uma empresa, estamos falando do conjunto de atividades que resulta na fabricação de um produto ou a entrega de um serviço. Naturalmente, esses objetivos são executados de acordo com uma série de tarefas, as quais variam em cada empresa.
Felizmente, os conversores de Word em PDF não trabalham sozinhos! Ao receber um arquivo .docx, por exemplo, o profissional pode editá-lo no Microsoft Word e só em seguida transformá-lo em PDF, por exemplo. O mesmo vale para arquivos recebidos em PDF que são compartilhados por e-mail.