Antonio Carlos Soares, CEO e fundador do Runrun.it - Foto: Divulgação

 

Duas coisas são fato: o dia só tem 24h e o tempo (ainda) não é elástico. A solução para entregar aquele projeto árduo não deveria ser virar a madrugada, mas saber planejar e controlar o tempo investido durante todo o período para que no final ninguém seja privado do sono.

 

As empresas de serviço também deveriam ser as mais atentas em saber como suas equipes gastam as horas. Afinal, a folha de pagamento é responsável por até 70% de suas despesas mensais. Se elas não controlam 70% dos seus gastos, é provável que não controlem mais nada.

 

Ao controlar o tempo é possível entender quem são as pessoas mais produtivas da equipe, quem entrega mais e melhor, quem está sobrecarregado e também os custos envolvidos em cada projeto. Com isso, a rentabilidade de cada cliente pode ser calculada, ajudando a compreender como cada um contribui para os lucros da empresa. Afinal, nem sempre o cliente que paga mais é aquele com maior rentabilidade.

 

Fábio Ricotta, especialista em marketing digital e sócio fundador da Agência Mestre, ensina: “É legal você fazer o controle por hora para ganhar noção do tempo. Quanto tempo eu gasto para fazer um banner? Quanto tempo eu gasto para gerenciar uma página? Ou escrever um artigo? Não é para cobrar o artigo por palavra, mas por hora.” 

Entender essas horas, segundo ele, é fundamental para poder precificar o serviço da maneira correta. “Depois que você ganhou experiência sobre a quantidade de horas, você pode vender seus projetos”. A ideia é que será mais fácil montar um projeto a partir da necessidade do cliente se você souber quanto tempo cada tipo de tarefa exige da equipe, e quantas tarefas de cada tipo um projeto deve conter. É como se você tivesse uma despensa e conseguisse saber exatamente o preço de uma receita, incluindo o tempo no fogo.

Mas não é só na hora de vender um projeto que o controle do tempo se mostra importante. Ter todas as horas registradas corretamente dá munição ao empreendedor no momento de renegociar contratos antigos. 

 

Imagine, por exemplo, que você tenha vendido um projeto e pensou que as pessoas envolvidas fossem investir 100 horas nele. No entanto, com a ausência de briefings claros para o projeto, muitas tarefas voltaram e as horas de retrabalho adicionaram mais 30 horas às já planejadas, ou seja, resultaram em um aumento de 30% no tempo de dedicação. Provavelmente, você perdeu grande parte da margem de lucro do projeto e nem percebeu. Da próxima vez, com os dados das horas gastas com refação em mãos, você consegue chegar a um valor de contrato com certa gordura para ser queimada pelo tempo extra dedicado às tarefas – ou ajustar o processo para o cliente passar a enviar briefings mais completos.

 

Baixe aqui um modelo gratuito de planilha de horas trabalhadas.

“Controlar tempo é chato, mas perder dinheiro é mais ainda”, diz Antonio Carlos Soares, CEO e fundador do Runrun.it, software brasileiro de gestão com time tracking automático. Sabendo – por experiência – que as pessoas não preenchem o timesheet corretamente e que entender a alocação do tempo é fundamental para calcular custos e ter lucro, ele e mais dois sócios fundaram a Runrun.it para oferecer uma solução automatizada de controle do tempo das tarefas, projetos e clientes das empresas. 

 

“O gestor distribui as demandas para a equipe, cada pessoa dá o ‘play’ e o sistema registra automaticamente o tempo trabalhado”, conta Soares. Com os dados, o Runrun.it oferece inúmeros relatórios gerenciais e um dashboard onde é possível acompanhar a produtividade da empresa em tempo real.

 

Se você quer descobrir como acompanhar a produtividade da sua equipe e gerar mais resultados por meio da otimização do tempo, acesse o site do Runrun.it e conheça todos os recursos disponíveis.