O retrabalho é um dos vilões mais avassaladores de uma equipe: cansativo, acaba com a motivação e pode até deixar os profissionais inseguros. “Será que eu só faço errado sempre?” Ele acontece por falta de um briefing claro, alinhamento de expectativas, processos desestruturados, comunicação truncada... São várias as suas causas, e o resultado é atraso nas entregas e pessoas estafadas. 

 

Ninguém quer isso.

 

Por isso, reunimos 5 dicas para evitar o retrabalho e melhorar o desempenho da sua equipe. Elas podem ser usadas tanto em empresas prestadoras de serviços (cuja entrega é para os clientes) quanto em áreas de empresas de grande porte (em que há clientes internos).

Um bom briefing não é necessariamente o mais longo. Inclusive, quanto mais se escreve, mais o foco se perde. Seja claro e direto no briefing, pois quanto mais aberto estiver, maior a chance da entrega estar alinhada à percepção de quem executou a tarefa (e mais longe de quem a demandou). Não economize tempo para criar um briefing preciso – seja racional: o retrabalho é muito mais caro.

Se você ainda não se sensibilizou com o tema “retrabalho”, é porque nunca parou para mensurar quanto tempo sua equipe gasta com ele. O retrabalho acontece por falta de competência da equipe, por falta de briefing adequado ou porque o cliente muda tudo a toda hora. Por isso, é imperativo entender quantas horas as pessoas investem em refazer o que, teoricamente, deveria estar finalizado. 

 

Uma ferramenta de gestão do trabalho, como o Runrun.it, permite que você faça esse controle sem depender de muito esforço da equipe. As pessoas só precisam dar “play” na tarefa de retrabalho, e o sistema provê um timesheet automático. Será que o tempo de refação é maior que o de produção? 

 

O que fazer primeiro? O que é mais importante? Imagine sua equipe trabalhando na refação de uma tarefa que não tem prioridade nenhuma para a empresa - o prejuízo é muito maior. Todos precisam saber o que fazer primeiro, o que tem mais importância. Usar metodologias ágeis, como o kanban, ou fazer uma gestão à vista, são formas de deixar tudo mais claro para todos – independentemente do número de integrantes da equipe.

 

Às vezes a entrega não está 100%, e provavelmente o cliente vai pedir melhorias. Isso não é necessariamente refação, mas um aviso bem claro de que a qualidade foi aquém da esperada. Se isso aconteceu, é bom você ligar um alerta vermelho: precisa treinar ou conduzir melhor a equipe ou, em alguns casos, até substituí-la por profissionais mais seniores. É comum o desejo de economizar ao contratar pessoas. Mas é preciso entender a curva de aprendizado de cada profissional, e a expectativa que se tem ao trazê-lo para a equipe.

 

Sua equipe sabe por que está fazendo, para que está fazendo e como deve fazer? Ela entende o que a força de seu trabalho traz para a organização? Ela consegue enxergar os resultados do seu esforço e como isso contribui (ou não) para o sucesso da empresa? Tudo isso deve ser passado pela liderança para que os profissionais sejam orientados a entregar da forma esperada.