Parte da história do Judiciário mineiro está contada em cerca de 200 quilômetros de papéis guardados em galpões instalados em 296 cidades – montante que soma hoje 43.800.509 processos judiciais. Dois arquivos estão instalados em Belo Horizonte, sob a responsabilidade da Coordenação de Arquivo (Coarq). Há ainda dois acervos mantidos externamente em empresas contratadas, um com papéis do extinto Tribunal de Alçada (TA) e outro de algumas comarcas da primeira instância. Com a missão de acabar com essa cultura do papel, toma posse hoje na Presidência do Tribunal de Justiça mineiro o desembargador Joaquim Herculano Rodrigues.A meta do magistrado é implantar o processo eletrônico nos dois próximos anos pelo menos em Belo Horizonte e nas entrâncias especiais, com mais de 120 mil habitantes. O gasto mensal com o armazenamento dos processos é de cerca de R$ 400 mil, um total de R$ 4,8 milhões ao ano. Sem contar que funcionários são designados para exercer a função de arquivamento e desarquivamento dos documentos. Somente em Belo Horizonte são 45 servidores.

Para manter o acervo intacto, o trabalho não é fácil. É preciso um cuidado especial, que vai desde a escolha criteriosa de iluminação e temperatura até a limpeza das salas, feita apenas com aspirador de pó, sem qualquer contato com a umidade, que poderia levar a uma contaminação por fungos. Os papéis lá colocados não podem ter clipes, grampos ou gomas elásticas e eles são colocados em prateleiras de aço para evitar o surgimento de insetos e roedores.

Todos os processos são cadastrados observando os dados principais ou índices de identificação. Eles recebem uma numeração no momento do cadastro e podem ser recuperados por meio de dados como partes envolvidas, natureza, ano e comarca de origem. “Os procedimentos arquivísticos utilizados nas rotinas do arquivo nos permitem uma gestão eficaz para a prestação do serviço de disponibilização da informação, que é direito do cidadão”, explica Joaquim Herculano.

Tempo mínimo

O tempo de arquivamento do material é previsto em legislação e varia de acordo com o assunto e classe processual. Em fevereiro foi elaborada uma minuta de resolução tratando do assunto. O texto segue o tempo mínimo adotado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ). Para ter uma ideia, processos penais com a condenação do réu devem ser guardados permanentemente, enquanto havendo absolvição o prazo de guarda é de cinco anos, com a permissão para eliminação. Processos de pensão alimentar, inventário e partilha devem ser arquivados por 40 anos. Já as ações que tramitam nos juizados especiais cíveis podem ser eliminadas depois de 90 dias contados da baixa definitiva. (Colaborou Isabella Souto)