Conservação da memória no Judiciário tem alto custo em MG

Parte da história do Judiciário mineiro está contada em cerca de 200 quilômetros de papéis guardados em galpões instalados em 296 cidades – montante que soma hoje 43.800.509 processos judiciais. Dois arquivos estão instalados em Belo Horizonte, sob a responsabilidade da Coordenação de Arquivo (Coarq). Há ainda dois acervos mantidos externamente em empresas contratadas, um com papéis do extinto Tribunal de Alçada (TA) e outro de algumas comarcas da primeira instância. Com a missão de acabar com essa cultura do papel, toma posse hoje na Presidência do Tribunal de Justiça mineiro o desembargador Joaquim Herculano Rodrigues.

A meta do magistrado é implantar o processo eletrônico nos dois próximos anos pelo menos em Belo Horizonte e nas entrâncias especiais, com mais de 120 mil habitantes. O gasto mensal com o armazenamento dos processos é de cerca de R$ 400 mil, um total de R$ 4,8 milhões ao ano. Sem contar que funcionários são designados para exercer a função de arquivamento e desarquivamento dos documentos. Somente em Belo Horizonte são 45 servidores.

Para manter o acervo intacto, o trabalho não é fácil. É preciso um cuidado especial, que vai desde a escolha criteriosa de iluminação e temperatura até a limpeza das salas, feita apenas com aspirador de pó, sem qualquer contato com a umidade, que poderia levar a uma contaminação por fungos. Os papéis lá colocados não podem ter clipes, grampos ou gomas elásticas e eles são colocados em prateleiras de aço para evitar o surgimento de insetos e roedores.

Todos os processos são cadastrados observando os dados principais ou índices de identificação. Eles recebem uma numeração no momento do cadastro e podem ser recuperados por meio de dados como partes envolvidas, natureza, ano e comarca de origem. “Os procedimentos arquivísticos utilizados nas rotinas do arquivo nos permitem uma gestão eficaz para a prestação do serviço de disponibilização da informação, que é direito do cidadão”, explica Joaquim Herculano.

Tempo mínimo

O tempo de arquivamento do material é previsto em legislação e varia de acordo com o assunto e classe processual. Em fevereiro foi elaborada uma minuta de resolução tratando do assunto. O texto segue o tempo mínimo adotado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ). Para ter uma ideia, processos penais com a condenação do réu devem ser guardados permanentemente, enquanto havendo absolvição o prazo de guarda é de cinco anos, com a permissão para eliminação. Processos de pensão alimentar, inventário e partilha devem ser arquivados por 40 anos. Já as ações que tramitam nos juizados especiais cíveis podem ser eliminadas depois de 90 dias contados da baixa definitiva. (Colaborou Isabella Souto)