O encontro foi convocado pela presidente Dilma Rousseff. Todos os ministros estão convocados para participar da cerimônia de abertura, no dia 28. Antes disso, porém, sete ministros já terão montado salas de atendimento para que os prefeitos tenham aulas sobre como usar toda a estrutura disponível do governo em favor dos municípios. No fim do ano, a presidente encaminhou aos 5.566 prefeitos eleitos uma carta-convite, chamando-os para a viagem a Brasília. O convite, no entanto, não inclui pagamento de passagens, hospedagem ou refeições dos prefeitos. Os custos de R$ 3 milhões previstos pelo Planalto para o encontro incluem apenas gastos com a montagem e aluguel da estrutura do local das reuniões, sistema de som, internet, água e café.
Dilma determinou aos ministros que sejam didáticos e objetivos. Além disso, está proibido o uso de tom político em suas falas. A ordem é para que apenas expliquem os programas e projetos que estão ao alcance dos municípios e os caminhos que os prefeitos devem seguir para terem acesso aos benefícios.
A presidente quer aproveitar o momento político, em que os prefeitos estão montando seus governos e estabelecendo suas prioridades de trabalho, para trazê-los para mais perto do governo federal, informou um interlocutor da presidente. Hoje, há uma queixa em relação à redução dos recursos do Fundo de Participação dos Municípios (FPM). Uma das formas de tentar reduzir estas queixas é abrir as portas dos ministérios aos prefeitos.