Notas fiscais apresentadas pelos deputados para comprovar o uso da verba indenizatória, dados de planejamento, licitações, contratos e até investigações internas vão ser eliminados do arquivo da Assembleia Legislativa de Minas Gerais. A medida, que será adotada de acordo com uma tabela de prazos, está prevista na política arquivista da Casa, editada em norma este mês.
Segundo a regra, as informações relativas a investigações de irregularidades nos serviços da Secretaria da Assembleia, por exemplo, vão para a eliminação, passados seis anos. Na hipótese de serem necessários para instrução de inquérito ou processo que conclua por irregularidade civil ou criminal, eles serão microfilmados antes da destruição.
Também a aquisição de material ou contratação de serviços por licitações passará a ter os documentos destruídos após 16 anos da despesa, a não ser que haja ação judicial que suspenda o prazo de guarda. Isso vale para as modalidades convite, concorrência, pregão eletrônico, registro e tomada de preços. O mesmo se dará com o que for comprado com dispensa de licitação.
Reembolso parlamentar
Entraram na lista dos documentos “elimináveis” as informações relativas ao reembolso de despesas indenizatórias inerentes ao mandato parlamentar. Com isso, passados 16 anos do gasto, as notas ou documentos apresentados para justificar as despesas vão para o lixo.
A Assembleia ressalva que serão respeitados os cinco anos da decisão do Tribunal de Contas sobre as contas do Legislativo e que, quando houver ação judicial, o prazo de guarda será suspenso. A pasta com as estruturas dos gabinetes parlamentares também será eliminada, porém vai para a lista dos documentos que serão microfilmados.
As informações de planejamento da Assembleia serão guardadas somente até o fim da legislatura à qual se referem. Já a correspondência legislativa permanecerá na Casa até o fim da legislatura seguinte. O mesmo ocorrerá com a notas taquigráficas, que registram as sessões, porém são publicadas na internet.
A Assembleia Legislativa informou que a Casa já eliminava documentos, seguindo uma política nacional arquivista e que a última destruição foi realizada em 11 de maio deste ano, conforme edital publicado. Foram cerca de 30 metros lineares de papéis, equivalentes a 221 caixas box.
De acordo com o Legislativo, será publicado edital em breve para uma nova eliminação, mas a avaliação do que será excluído dos arquivos ainda está sendo feita. “Já foi montado o grupo de trabalho que vai supervisionar a próxima eliminação de documentos, desta vez entre os que estão sob a guarda da Gerência-Geral de Material e Patrimônio”, informa.
Sem espaço para guardar
Sobre a norma de eliminação, a Assembleia informou que trata-se de uma regulamentação para atender à lei nacional de arquivos (Lei 8.159/91) e à política estadual (Lei 19.420/11). Entre as medidas, ela cria o comitê de gestão dos documentos.
A Assembleia informou que a exclusão dos papéis é necessária porque “nenhum órgão público tem condições de guardar tudo que produz”. Também esclareceu que a eliminação só pode ser feita depois de publicado edital informando o que será excluído dos arquivos.
“Há um prazo para apresentação de recurso da população e este recurso pode impedir a eliminação ou fazer com que o interessado receba cópia do documento. Além disso, qualquer documento que for objeto de ação judicial não pode ser destruído”, informa.
Ainda de acordo com o Legislativo, a norma prevê responsabilização civil e criminal, caso algum funcionário elimine documentos fora das regras.