É preocupante como as empresas falham na definição de seus processos de atuação e na definição dos seus níveis de performance. Tudo começa na alta direção. A falta de foco, a deficiência de objetividade e o não planejamento do tempo prejudicam o desenvolvimento das atividades.
Mesmo que nas universidades, nos treinamentos empresariais, nas palestras, ou seminários, seja evidenciada a importância da administração do tempo esses conceitos não são adequadamente aplicados pelos executivos no seus dia a dia. Comentem-se erros elementares que acabam por prejudicar a sua capacidade de aproveitar eficazmente o seu tempo.
Recentemente encontrei com um empresário de uma empresa de médio porte e ele me falou sobre a sua insatisfação com os resultados pessoais que estava obtendo. Apesar de sua experiência no mercado ele disse: “O meu tempo parece que corre muito rápido. Trabalho o dia todo, mas, não sinto que as coisas estão se desenvolvendo. São muitas reuniões, telefonemas, interrupções do pessoal da área de vendas, cobranças de pareceres sobre planilhas financeiras, participação no processo de desenvolvimento do plano de marketing... Acho que preciso de um dia com mais horas”, brincou!
A desorganização do dia de trabalho do executivo leva-o a pressão constante, decisões apressadas, inconsistência na transmissão do propósito, missão e visão da empresa, e o envolvimento constante em atividades que não lhe competem, e tornam o seu dia pouco aplicado
A ausência de um plano de trabalho detalhado, de uma organização sistemática de atuação, tende a levar o executivo a ocupar todo o seu tempo, porém, sem a devida eficácia, que poderia gerar resultados importantes em sua gestão.
A questão é que alguns fatores levam os profissionais de empresas a saírem de suas principais funções de cunho estratégico e passarem a se ocupar com as atividades tático ou operacional, onde eles não são tão necessários, visto que já possuem equipes formadas e remuneradas para desenvolver as atividades e tomarem ali as devidas decisões. Caso essas equipes não estejam fazendo isto de forma adequada, pode ser hora de fazer mudanças.
O papel principal do gestor da empresa, é de evidência estratégica, e exige decisões caracteristicamente de longo ou médio prazos. Há a prevalência de temas de extensão e profundidade maior, tais como gerir os recursos globais, atuar como o ponto central de comunicação entre os níveis da organização e definir as direções a serem seguidas pela empresa.
Vale ressaltar que alguns alto executivos são atraídos pelas atividades de nível tático, pois, elas tendem a demandar decisões mais acelerados, tais como as áreas de marketing, finanças, logística, e eles acabam se envolvendo com elas, e deixam de focar em suas principais atividades.
É importante lembrar que nas empresas de porte médio e pequeno essa questão toma outra configuração, pois, o proprietário precisa assumir vários papeis, e até mesmo atuar no front-end. É importante lembrar que no contato com clientes ou fornecedores, não deve prevalecer o papel do “proprietário”. Ainda vejo bastante aquela figura do “dono”, de cara fechada, - tomando conta do caixa! Na verdade, ali, ele deve ser apenas mais um servidor dos clientes.
Vou citar aqui alguns dos principais passos que devem ser seguidos para melhor gestão do tempo dos executivos:
- Planejar o dia com antecedência
- Definir metas e objetivos que se quer atingir no dia
- Saber priorizar as ações do dia;
- Não procrastinar as decisões;
- Dizer claramente “não”, quando esta é a melhor resposta a ser dada;
- Gastar o tempo certo, de forma prioritária, nas funções que efetivamente lhe cabem;
- Evitar de forma concreta entrar em assuntos que não lhe competem, pois, já
existem outros profissionais com as devidas responsabilidades.
Uma outra dica importante sobre o tempo dos executivos de nível estratégico é que o comando da empresa por uma só pessoa é um sistema superado. O cenário atual não suporta mais presidentes, ou proprietários que atuem exclusivamente com a sua “genialidade” e poder de administração. Casos excepcionais podem acontecer, mas, a forma aconselhada de atuação é a gestão apoiada por equipes bem preparadas, que contribuam com as suas expertises nas tomadas de decisões estratégicas.
O tempo é um bem precioso e sendo bem administrado aproxima do sucesso. Trabalhe respeitando inteligentemente cada minuto, e perceba os resultados.