Na rotina de um consultório de odontologia, atender, agendar e responder pacientes pelo WhatsApp pode ser um desafio, principalmente se a pessoa responsável lida também com atendimentos presenciais e por telefone. A fim de facilitar essa tarefa, há clínicas que utilizam ferramentas de Customer Relationship Management (CRM ou “gestão de relacionamento com o cliente”, em português).
Matheus Jacob é sócio e CEO da Prospecta Odonto, empresa que desenvolveu e fornece ao mercado esse tipo de solução. Ele explica que consultórios optam por uma ferramenta de CRM no WhatsApp para melhorar o atendimento, agilizar o tempo de resposta aos pacientes e ter mais organização dos contatos.
“O WhatsApp é o principal meio de comunicação para as clínicas odontológicas. Normalmente, a equipe da secretaria demora para responder às mensagens devido às outras atividades. Falta também personalização, pois hoje em dia é tudo no automático. Não tem áudio, não tem envio de foto ou vídeo para o paciente nos atendimentos”, diz Jacob, relatando as principais dificuldades enfrentadas por quem busca uma ferramenta de CRM.
Ao utilizar o CRM como extensão do WhatsApp, ele comenta que o envio de mensagens pode ficar mais fácil e a clínica também consegue ter mais personalização. Há ainda a questão da previsibilidade, isto é, resgatar o telefone de pacientes inativos ou que ficaram de enviar mensagem confirmando um horário, por exemplo, e esqueceram.
Outro ponto é a gestão dos leads (contatos), que podem ser organizados por abas, ao invés de ficarem misturados no menu do WhatsApp. “Exemplo: leads interessados em implantes dentários, leads interessados em aparelho ortodôntico, leads interessados em botox”, detalha Jacob.
“Além disso, é possível organizar leads que compareceram à consulta, que fecharam algum procedimento, que precisam retornar. É possível programar mensagem personalizada para cada tipo de lead, a etapa do funil em que a pessoa está”, acrescenta.
Em outras palavras, mesmo que o retorno do paciente só seja em 30 dias, a secretária já pode deixar programada uma mensagem para ser enviada um dia antes, a fim de lembrá-lo do compromisso e confirmar o horário. É uma situação que evita esquecimentos e pode otimizar a agenda do profissional de odontologia, diz Jacob.
“Em termos práticos, por responder mais rápido de maneira automática e conseguir preparar o envio de mensagens, há uma diminuição do tempo para que o lead não esfrie e fique mais engajado”, complementa o CEO.
Prospecta Odonto
A Prospecta Odonto foi fundada em 2014 como uma agência de prospecção para consultórios odontológicos do Brasil, tendo atendido mais de 7 mil clínicas. A atuação da empresa envolve desde a captação do lead (potencial cliente para o odontologista) até o relacionamento e o follow-up (acompanhamento).
Em agosto de 2024 foi lançado o Prospecta CRM, uma extensão para o WhatsApp. “Ele veio justamente para que pudéssemos melhorar o resultado dos nossos clientes. Para aqueles consultórios que não possuem uma equipe de atendimento, a ferramenta cumpre o papel semelhante ao de uma secretária”, sintetiza Jacob.
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